Kuidas planeerida ja organiseerida büroo või ettevõtte liikumine

Kui teil on vaja oma ettevõtet teisaldada, on siin kõige parem koht, kust sa hakkad pakkuma ja liikuma hakkama. Eduka käigu võti on luua mõned liidud, kes aitavad motiveerida ja kooskõlastada ülejäänud kontoritöötajad.

Planeeri liikumine

Loo ajajoon, mis võimaldab teil kõik vajalikud sammud liikuda. Te peate selle üle arutama ülejäänud oma liikuva meeskonnaga või juhtide ja juhendajatega, et see oleks teostatav.

Väikese kontori jaoks on keskuse ja suurema kontori ettevalmistamiseks aega vähemalt kolm kuud, vähemalt kuus kuni kaheksa kuud. Võti on alustada nii vara kui võimalik.

Järgmine samm on koguda kogu teave uue ruumi kohta. Püüdke saada jooniseid või põrandaplaane, et saaksite kindlaks teha põhikomponendid nagu elektrivõrgud, salvestusruumid jms ning mis kõige tähtsam, uue kontoripaigutuse määramiseks. Samuti on hea mõte omada praeguse ruumi üldist kujundusplaani, et saaksite neid võrrelda; kui praeguses büroos on probleeme, mis ei tööta, tuvastage need nii, et neid saaks teie uues ruumis lahendada.

Lisage ka uue ruumi võimalike probleemide loend, näiteks väiksem vastuvõtupiirkond või vähem ladustamisala või ehk suurem avatud ruum, mis võib vajada rohkem ruume või ajutisi seinu. Kui seinu tuleb ehitada või värvida, võib olla vaja palgata pukseerjaid või maalijaid.

Võimalik, et uus ruum omandati, kuid lihtsalt veenduge, et enne liikumist pole vaja täiendavaid konstruktsioonilisi või kosmeetilisi muudatusi teha.

Koguge oma meeskond

Keskmiste ja suurte kontorite jaoks määrake (või paluge vabatahtlikel) keegi igast osakonnast või osakonnast oma konkreetse ala koordineerimiseks.

See võib olla määratud osakonna juhendajale või juhile, kes saab seejärel tagada, et iga töötaja vastutab laua, failide ja isiklike asjade pakkimise eest. Väiksemate kontorite puhul võite olla omaette. Kui jah, siis määrake kindlaks mõned peamised inimesed, kes võivad aidata liikumise kooskõlastamisel.

Teie meeskond võib ka aidata tuvastada praegused probleemid vana ruumi ja pakkuda võimalikud lahendused uue büroo jaoks. See on suurepärane viis teiste seisukohtade sisseviimiseks ja liikumise konsensuse saavutamiseks, kui mõned ei ole muutuste suhtes väga põnevil.

Regulaarsed koosolekud

Sisestage oma ajakavas korrapärased koosolekud ja veenduge, et töötajaid teavitatakse koosoleku üksikasjadest ja et kõik teaksid, mida nad peavad oma kontori või tööruumi pakkimiseks tegema. On oluline, et kõik teadlikud piiravad muret või muret; liikumine on kõigile kaasatud, eriti kui otsuseid ei edastata.

Määrata oma eelarve

Kui teil on oma liikumiseks määratud konkreetne eelarve summa, on oluline kindlaks teha kulud enne, kui võtate tööle võtjaid või isegi enne esimese pakendi pakkimist.

Ülesanded määrake

Kas teie liikuv komisjon koostab nimekirja ülesannetest, mis tuleb lõpule viia, ja veenduge, et need lisatakse ajakavale / ajakavale.

Võite nõuda eriteenuse osutajaid, näiteks telefoniliini paigaldajaid või arvutivõrgu spetsialiste. Küsige iga osakonnajuhilt või juhendajalt, mis on nende piirkonnast nõutav. Veenduge, et hõlmatud on ühised alad, näiteks vastuvõtupiirkond, lobby ja laoruumid.

Üheks kõige kriitilisemaks ülesandeks on palgata töötajaid . Seal on liikuvaid ettevõtteid, mis on spetsialiseerunud kontoritöödele. Lihtsalt veenduge, et teete oma uurimistööd, küsite õigeid küsimusi ja paluge ettevõte teie kontoris oma liikumisi hinnata. Nagu iga leibkonna kolimine, peate veenduma, et ettevõte on usaldusväärne ja et teile makstakse parimat teenust. Seda ülesannet saab määrata vähesele inimesele, kes mõlemad kutsuvad konkreetseid ettevõtteid, et võrrelda märkmeid. Alusta varakult, et tagada parim võimalik hind.

Loo kontaktnimekiri

Peate tagama, et kõik, kellega teete koostööd nii tarnijate kui ka klientidega, teaksid, et liigute.

See on hea mõte määrata see ülesanne ühele inimesele järelevalveta. Klientide ja klientide teavitamine eeldab spetsiaalset suhtlemist selle kohta, kuhu te liikuda ja kuidas see tegevus liikumise ajal toimib. Selline teave on oluline, et tagada, et teie kliendid ei läheks teie teenustele mujale.