Minu töökohal töötab ma kommunikatsioonis, enamasti mittetulundusühingute jaoks. Töö, mida ma teen, on osa meie sise- ja väliskommunikatsiooni strateegia tagamisest. See hõlmab ka kontori liikumise plaani väljatöötamist , mida praegune organisatsioon kavatseb teha järgmise kuue kuu jooksul.
Kuigi võite arvata, et kontoris on nii palju samme kontoritöö planeerimiseks, et teil ei ole aega isegi kommunikatsiooni kaaluda, peate tõesti võtma ühe või teise päeva, et luua kindel strateegia, mis hoiab nii töötajaid kui ka kliente teadlikuks tulevastest muudatustest .
Alustame töötajatega, kuna nende liikumine mõjutab neid otseselt .
Sisemine side peaks sisaldama järgmisi põhisõnumeid:
- Selge ajakava: veenduge, et loetlete kõik liikumise põhietapid, nii et kõik teaksid, mida oodata ja millal.
- Pakkimisjuhised: anna personalile juhiseid selle kohta, kuidas pakkida oma bürooruume ja kabiinid liikumiseks. See peaks hõlmama, kus pakkematerjale , pakendite eest vastutavaid ja tähtaegu vastu võtta.
- Täpsem teave kõigi kontorite sulgemiste kohta : liikumisel peate võib-olla kontori sulgema, et võimaldada kontoriseadmete ja -mööbli lõplikku pakkimist ja liikumist . Veenduge, et teie töötajad on teadlikud nendest kuupäevidest ja kas ja kuidas äri jätkub liikumise ajal ja kuidas see mõjutab nende töögraafikut ja töökoormust.
- Uus kontoriplaan: töötajad soovivad varakult teada, mida uus ruum näeb välja ja kuidas kontorid luuakse. Kas neil on endiselt oma ruum või on nad nüüd kabiinis või avatud põrandaplaanis? Veenduge, et loote võimaluse teavitada töötajaid sellest, kuidas nende tööruum võib muutuda.
- Uue asukoha, parkimis- ja vahetusõidu võimalused: Andke töötajatele kogu vajalik teave uue asukoha kohta, et nad saaksid ette valmistada transpordi uuele ruumile.
Kui olete määranud kõik võtmesõnumid, peate määrama, kuidas need sõnumid kõige paremini kätte anda. Kasutatavat meetodit tuleks otsustada sõnumi tüübi järgi.
Näiteks võib ajajooni hõlpsasti edastada firma sisevõrgu kaudu; ametikohtade sulgemist võib kõige paremini esitada personali koosolekul, et tagada küsimuste esitamine ja neile vastamine.
Töötajate teavitamise viisid:
- Intranet: intranet omavatele ettevõtetele ja organisatsioonidele on see tavaliselt enamiku sõnumite jaoks parim platvorm. See võimaldab hõlpsasti värskendada faile ja teavet, mis jõuab kõigile töötajatele.
- Inimeste kohtumised: ükskõik, mis sõnumit, on töötajate kohtumised hea koht avalduste tegemiseks ja töötajatele võimalus osaleda täielikus arutelus. Samuti võite kasutada koosolekuaega, et vaadata, kuidas teave edastatakse, et töötajad teaksid, et neid teavitatakse.
- E-post: kui e-post on lihtne, ei ole see parim viis teabe edastamiseks. Te ei soovi saata nii palju e-kirju, et inimesed ei leia seda teavet, kui nad seda vajavad. Kui kasutate meili, veenduge, et kasutate seda ainult selleks, et inimesed saaksid teada, kust nad saavad teavet saada.
- Ühised kaustad : kui teil pole sisevõrku, siis on võrgudaputis ühise kausta loomine, millele igaüks saab pääseda, järgmine parim viis teabe salvestamiseks, mida inimesed peavad juurdepääsu saama.
- Teadetetahvel: füüsiline koht, kus teave on postitatud, on suurepärane asi, mida teha. Mitte ainult ei saa inimesed seda tihti kontrollida, see annab ka koha, kus inimesed saavad oma probleeme kokku koguda ja arutada.