Tähtsus õige e-kirja etikett

Kas olete saanud e-kirja, mis jätsid teid küsimärgi alla selle, kes selle saatis? Või hullem, kas sa oled kunagi saatnud e-kirja, millest hiljem kahetsusväärne?

Halbade e-kirjade saamine võib jätta teid raputades oma pea ja püüdma välja mõelda, mida maa peal teine ​​inimene mõtles. Selle saatjaks saamine võib hävitada mõnevõrra suure päeva ja see võib avaldada negatiivseid tagajärgi hiljem.

E-kirja väljamõõtmise kiirus on muutnud selle eelistatud suhtlusviisiks. Ükskõik, kas sa saadad isiklikku või ärilist e-posti, on õige etikett järgnev, et vältida ebaõiget suhtlemist või kõva tundeid.

Järgige kuldse reegli, kui saatja ravib seda, mida soovite ravida. Enne kui klõpsate mis tahes meilisõnumil "Saada" , võtke minut ja anna see täiendavale lugemisele. E-posti efektiivne kasutamine võib viia teie juhendaja positiivse valgusega ja võib isegi anda edu, kui on aeg edutamiseks .

• 01 of 10

  Ärge võtke privaatsust

  Pidage meeles, et teie ettevõte ja isiklik e-posti aadress ei pruugi olla privaatne. Teie ettevõttel on õigus lugeda kontorist saadetud teateid, nii et kunagi ei kirjuta ega saadaks isiklikku või väga tundlikku teavet töölt. Koju saadetud isiklikku meilisõnumit võib edastada, nii et ärge kirjutage midagi, mis võib põhjustada probleemi, kui see jõuab valele inimesele.

• 02 of 10

  Eemale solvava kommentaari

  Vältige solvavaid kommentaare oma e-posti aadressil. See hõlmab rassistlikke, seksistlikke või negatiivseid märkusi teise isiku või ettevõtte kohta. Kui saate solvava e-kirja, ei vasta ega edasta seda kellelegi. Ärge kunagi kasutage e-posti, et öelda midagi, mida teie boss võib valesti tõlgendada.

• 03 of 10

  Ärge karjuge

  Pidage meeles, et kui sisestate kõik mütsid, muutub teie e-post ka karjuvateks. Mõned arvavad, et see muudab nende sõnumi lihtsamaks lugemiseks, kuid see ei ole nii. Kasutage tavalistes tähtedes lugemiseks silmadele lihtsat fontt.

• 04 10-st

  Muuda oma sõnumeid

  Muutke oma e-kirju enne nende saatmist. Kasutage õigekirjakontrolli ja kasutage kõiki ärilisi kirju, et tagada õige grammatika. Sa tahad alati kirjavahetuses end professionaalina esineda. Kontrollige isiklikku meilisõnumit pärast seda, kui olete selle kirjutanud, et veenduda, et see on teie kavandatud punkt. Ühe sõna tühjendamine võib muuta lause tähendust.

• 05 of 10

  Vastus ettevaatlikult

  Teadke õige vastus saadaolevatele e-kirjadele. Pöörake tähelepanu saatjale ja teistele väljadele "kuni" ja "cc". Vastama nii kiiresti kui võimalik, mitte lasta oma "salvestatud" kaust muutuda liiga segaseks.

  Enne kui soovite näha, kes on päises loetletud, vältige tungi "vastata kõigile". Teie vastus võib segi ajada teisi loendis või võite lõpetada tarbetu teabe saatmise inimestele, keda te ei tea. Ainus kord, kui peaksite klõpsama "vastama kõigile", on see, kui te olete kindel, et kõik vajavad teie saadetud teavet.

• 06 10-st

  Tutvuge e-posti tööriistadega

  Tea tööriistade ja e-kirjade tüübid. Siia kuuluvad "to", "cc", "bcc" ja teemareal. Peamine saaja peab olema väljale "kuni". Kui peate kedagi kopeerima, lisage see tavaliselt inimesele "cc" või kopeerimisväljale. Kui keegi on vaja oma e-kirja saatva nimekirja teisi kopeerida, kasutage "bcc" või pimedat kopeerimist. Kopeerige ainult need inimesed, kellel on teavet, mida soovite saata.

  Ärge kunagi edastage ahela kirju. Need võivad muutuda tülikaks ja ummistada inimeste e-posti kastid pahatahtlikkuseni . Te ei soovi saada isikut, kes edastab sõnumeid, mis võivad või ei pruugi olla tõsi.

  Te peaksite alati sisestama ärimärgiga seotud e-posti teemarea, ja see on eelistatud isiklikus e-kirjas. Hoidke teema reas nii lühike kui võimalik ja meil on ainult üks teema.

• 07 of 10

  Hoia see lühidalt

  Enamik inimesi eelistab pigem lühikesi e-kirju, mitte pikki, sõnasõnumeid. Võimaluse korral märkige oma seisukoht paar lausega. Pikema sõnumi saamiseks alustage sissejuhatava lõigu, mis annab inimestele põhitõdesid teada. Kui teil on rohkem kui üks teema, jagage see sõnum mitmeks e-postiks ühe teemaga.

• 08 10-st

  Vaadake oma tooni

  Säilitage oma e-posti teel positiivse tooni. Pidage meeles, et närvilised märkused võivad tulla pigem silmapilkselt kui naljakaks. Salvestage hääljuhisteks sarkastiline huumor, nii et teised saavad teie hääle tooni kuulda. See hõlmab ka viha. Sa peaksid alati vältima vihaste e-kirjade saatmist või võite riskida kuriteo toimepanijaga, kellega te töötate või kes hoolivad.

• 09 of 10

  Kasutage prioriteetsete lippe valikuliselt

  Kui teil on kõrge prioriteedi lipp, kasutage seda ainult vajaduse korral. Selle liiga palju kasutamine toob lõpuks vastupidise efekti ja saadab teie e-kirjad adressaatide prioriteetinimekirja alt.

• 10-st 10-st

  Kirjuta oma nimi

  Ärge unustage oma e-kirju alla kirjutama. Abisaajad võivad häirida, kui nad peavad kerima üles ja välja selgitama, kes neile sõnumit saatsid. Kui ootate vastuse telefoni teel, lisage see number kindlasti ka siis, kui tead, et isik on seda failis esitanud. E-kirja eesmärk on aja säästmine ja selle lõpetamine, mida ta teeb, aeglustab asju. Kui teil on allkirjajoone, peate seda ajakohastama õige e-posti aadressi ja telefoninumbritega.