E-kirjade saatmine, mis suhtuvad hästi
E-post on üks peamisi viise, kuidas inimesed saadavad kirjalikku suhtlust kohe ja tõenäoliselt ei muutu see kunagi. See on lihtne, kiire ja ei vaja templi.
Möödas on päevad, mil soovite postitusele kirja või vastuse oodata nädal või rohkem. Postitusele ei ole vaja teha hädaabinumbreid, et kaaluda oma ümbrikke ja koguda arvete ja tähtede jaoks piisavalt plomme. Tegelikult ei ole paljud inimesed kunagi ümbrikusse pöördunud ega saatnud kirja USA Postkontori kaudu.
E-post on saanud üks lihtsamaid ja kiireimaid viise suhtlemiseks nii isiklikult kui ka ärivaldkonnas. See on muutunud niisuguseks nähtuseks, et üha usaldusväärne Ameerika Ühendriikide postiteenistus püüab leida võimalusi äri jätkamiseks.
Pole mingit üllatust, et e-posti etikett , sageli nimega Netiquette, on praeguse kultuuri kuum teema. E-kirju saadab iga päev laia osa Ameerika elanikkonnast. Enamik ettevõtteid kasutavad kogu päeva jooksul töötajatele suhtlemiseks meilisõnumit . Peaaegu kõigil leibkondadel on vähemalt üks internetiühendusega arvuti ning nendes leibkondades on emasid, isasid, lapsi, teismelisi ja isegi vanavanemaid, kusjuures kõik või enamus neist saavad e-kirju.
Me elame mikrolaineahjus, internetipõhises ühiskonnas ja keegi ei taha aega kirjutada pikka kirja, kuigi see on palju intiimsem ja isiklik. Siiski on palju olukordi, kus e-post töötab paremini kui tigu posti.
Siin on mõni etikett, mida ei pea meeles pidama, kui koostate e-kirju.
- Valmistage ette. Enne kui alustate e-kirja sisestamist, kas see on esialgne märkus või vastus, peaksite endalt küsima, mis see on, mida soovite suhelda. Lühidalt, milline on teie kirjutamise eesmärk? Kui olete teadnud, võite lugeda täidetud e-kirjale enne selle saatmist, et veenduda oma eesmärgi saavutamises. Kui see teeb palgaastme, siis saatke see; kui tekst on segane, karm või ebaselge, siis võib-olla peaksite uuesti alustama.
- Suhelda Pidage meeles, et suhtlete tõelise isikuga, kes saab selle kirja. Seda silmas pidades peaksite pöörduma isiku nimel ja olema lugupidav. Kui see on vastus vastuvõetud e-kirjale, peaksite võtma aega küsimuste või taotluste käsitlemiseks märki varakult.
- Hingake Me kõik oleme süüdi mingil hetkel või mõnda muust oma tervise kaotamisest. Kui teile saadetakse e-kiri, mis vihastab või häirib teid, ärge vastake mitterahaliselt. Võtke kõrget teed ja vastustage ainult vastuvõtu kinnitamiseks või võtke mõni aeg enne reageerimist, et saaksite rahulikult mõtlema ja vastata hästi läbimõeldud sõnumiga. Te ei soovi kunagi vastata e-kirjale (või mõnele teisele kommunikatsioonivormingule) vihas. Kui me oleme vihased, kipume ütlema (või kirjutama) asju, mida me kas ei tähenda või ei vaja öelda. Pidage meeles, et kui teie e-kiri saadetakse, jääb see alati igaveseks.
- Olege läbipaistev. Teie teema rida peaks olema tõeline näide selle kohta, miks sa kontakteerud saajaga. Kasutage postituse teemaga seotud lauseid. See on tõsi, kas loote ettevõtte või isikliku e-kirja. Näiteks kui kirjutad oma ema e-kirja oma visiidi kohta järgmisel nädalal, peaks teie teemareal lugema midagi sellist nagu "Teie külastus".
- Teadusuuringud. Kui saatsid e-kirja ärikonsortsiale, on asjakohane kasutada oma perekonnanime ja pealkirja. Tehke teadusuuringud ja saatja korralikult aadress. Ettevõtte president võis olla suunatud hr Taylorile või president Taylorile.
- Õigekirja kontroll. Õigekirjakontrolli kasutamine on tähtis, kui te suhtlete kirjalikult. Kui saadate märkuse täis vigu, teatab see, et olete lohakas või et te ei pööra tähelepanu detailidele. Proovige alati õigekirja kontrollida või kasutada automaatselt parandatud programmi. Ja seejärel lugege seda uuesti, et veenduda, et sõnu, mida soovisite kasutada, ei muudetud automaatselt midagi muud.
- Korrektuur. Te peaksite võtma paar sekundit või minutit, mis on vajalikud e-kirja kiireks korrektuuriks saatmiseks. Kasutage seda aega mis tahes ebamugavate lausete muutmiseks või puuduvate kirjavahemärkide paigutamiseks.
- Vaadake helinaid. Mõnikord võib e-posti aadress erineda sellest, kuidas te ette kujutasite. Teie e-posti toon on väga oluline ja sama oluline kui teie sõnum. Kuna see on kirjalik teade, peaksite veenduma, et teie toon on meeldiv ja et see on tõeline esitus, mida soovite öelda. Pidage meeles, et teie adressaat ei kuule teie häälel olevat naeruväärt ega näo naeratust näole. Kui te ei soovi ennustada kõike, mida kirjutad, peate vältima igasugust e-kirjas sisalduvat keelt, mida võib mingil viisil vääralt tõlgendada.
- Ole lühike ja magus. Püüa mitte kirjutada romaani, kui sa saad e-kirju. Enamik inimesi ei taha seda e-kirjas palju lugeda. Kui e-kiri on tingimata pikk, proovige abisaajat abistada, tõstes esile võtmepõhimõtteid, kasutades täppjaotisi või teema kokkuvõtet avaus lõpus.
- Hea suhtlemine. Sa ei taha oma lugejat segamini ajada, nii et võta aega, et oma kirjalikult selgesti ja täpsus olla. Kui saadate sõpradele kirja, võite oma kirjutamisstiilil olla tavalisemad. Kui aga see on ärikommunikatsioon , kasutage õiget grammatikat ja vältige sümbolite või emojike kasutamist, mis muudavad teid vähem professionaalseks.
E-posti suhtlus on väga populaarne. Võtke aega kuldreegaga tegelemiseks ja te lähete kaugele, et saada poleeritud netikett pro.
Redigeerinud Debby Mayne