Kuidas hallata oma posti 5 sammuga

E-posti haldamine on üllatavalt hirmutav korraldav ülesanne, sest te ei saa ainult kirja automaatselt korraldada, peate failide lugemiseks ja puudutamiseks iga dokumendi lugema ja puudutama. Parim marsruut kindlale juhtimisele on vähendada teie kodumaale tuleva paberi hulka. Lugege lähemalt, kuidas hallata kirju neljas etapis.

• 01, 05

  Rämpsu

  Vähendage sissetuleva rämpsposti peatamisega saatnud kirju.

  Ma vannun, et kui ma kunagi kaotan, leiab J Crew kataloog esimest korda. Saate rämpsposti koguse vähendamine vähendab teie e-posti haldamise aega. Vähem post = vähem aega.

  Boonus: see on keskkonnasõbralik.

• 02 of 05

  Planeerige seda

  Enamik inimesi sorteerib posti teel kõndides ukse juures pärast tööd ja tihtipeale peatub keskel, et oma karvkatte ära visata või pöörata tähelepanu sellele, mida õhtusöögi jaoks on. Vastame e-posti haldamise vajadusele, kuni teil on selle ülesande täitmiseks aega ja tähelepanu.

  Põhjused:

  1. Kui te sorteerite oma ukse suunas, on tõenäoline, et pole selleks ajaks valmis oma kirju hallata . Teil on vaja õigeid tööriistu (allpool) ja tähelepanu, et otsustada, kuidas iga tükk kasutada või visata.
  2. Ärge kunagi puudutage paberit rohkem kui üks kord, kui sul pole seda ka. See muudab paberijuhtimise nii väsitavaks: peate seda iga kord lugema! Oodake, kuni olete valmis seda juhtima ja visake ära.

  Ajaplaneerige oma e-posti korraldamiseks iga päev või kord nädalas.

• 03 of 05

  Tööriistad

  Kas teil on õiged tööriistad, et oma kirja ära visata, ringlusse võtta või vastata.

  Midagi väljamõeldud, kuid teil on alljärgnevad omadused:

  1. Shredder - kõik andmed, mis sisaldavad teie nime ja aadressi, tuleb kohe ära lõigata.
  2. Jäätmekogus - enamus posti saab kohe ümber töödelda (mõtle: kupongid, lendurid, teated).
  3. Filing System & Calendar - postitamiseks peate tegutsema kohe või tulevikus.

  "Käepärast", ma tõesti mõtlen käsikäes. Ärge andke oma purustajat ja prügikasti eraldi ruumis. Ma haldan oma postitust nii prügikasti kui ka purustaja üle ja siis saadan posti, mida pean tegema oma laua kohal, kus mul on oma kalendri ja lauaarvuti esitamise süsteem. Soovitan eraldi kirjutuslaua faile ja arhiivkataloogi postiorganisatsiooniks.

• 04 05

  Looge süsteem

  Iga tüki kohta on 3 lõpu mängud:

  1. Tegevus - e-post, mida peate tegema kohe või lõpuks toimima. Selline post jaotatakse sellistesse kategooriatesse nagu arhiiv / viide, vastus, tegevus jne.
  2. Recycle - rämpsposti, millel pole sulle väärtust ja sellel puudub identifitseeriv teave teie nime üle.
  3. Pitserdatud - ükskõik milline post, millel on mis tahes identifitseeriv teave, lisaks teie nimele ja aadressile. See hõlmaks sotsiaalkindlustuse numbreid, sünnikuupäevi, krediitkaardipakkumisi jne. Ei ole kindel, kas peaksite ringlussevõtuks või purustamiseks olema? Vaadake, mida räsitud ja lugeda rohkem identiteedivargusest: Kuidas kaitsta end identiteedivargusest.

• 05 05

  Hoia seda

  Mõned viisid, kuidas seda hoida:

  • Iga Must Reede (see on päev pärast Thanksgiving), kui kõik teised on ostutööde tegemata, koguvad kõik kataloogid, mida ma enam ei taha, ja kutsun neid tühistama.
  • Jälgi iganädalast korraldust , kus me iganädalaselt postitate.
  • Lisateavet selle kohta, kuidas ma igapäevaselt posti hallata, saate lugeda.