Kataloogide lühike kontrollnimekiri, mida on vaja hõõruda
Paber on valu ja kodukataloogi haldamine võib olla lohistamine, kuid mõned dokumendid, mida tõesti vajada tuleb, kuna te ei tea kunagi, millal neid vajate. Siin on praimer selle kohta, kui kaua dokumente hoitakse ja kui olete nendega lõpetanud, millised neist tuleb rühmitada. See peaks toimima kiire juhendina toimiva kodus esitamise süsteemi loomiseks ja säilitamiseks.
Kõigepealt mõelge paberi koguse vähendamisele, mille saate, ja peate hakkama saama hakkama hakkama või vähem faili saatma.
See tähendab rämpsposti vabanemist, e-arvete registreerimist ja flaierite vastuvõtmist, kuponge, mida te kunagi ei kasuta, või muud ephemerat, mida tunnete, et teil on vaja kinni pidada, kui teate, et te ei tõsi.
Kui sa tõesti hädasid paberil olevat segadust selleni, kus tunnete, et võite seda koguda, siis jõuate professionaalini, kes suudab teid läbi viia.
Teine samm on tagada, et teil oleks olemas hea e- posti haldamise süsteem . Mida tõhusamalt saadate sissetulevale meilile, seda sagedamini peate tegema suurt taotluste esitamise / purustamise / ringlussevõtu seanssi.
Elektroonilise esitussüsteemi seadistamine
Elektroonilise esitamise süsteemi loomisega saate oma paberkandjal vabaneda, päästa teid ruumi ja vabastab teid paberitööstusest. See on võit. Tänapäeval on elektrooniline filtreerimissüsteem palju mõttekas. Alustamiseks peate arvutisse või pilves asuva kaustasisüsteemi ja välise kõvaketta jaoks skanneri ja koha oma failide salvestamiseks.
Seadistage eri tüüpi dokumentide jaoks üldised kaustad (näited: majapidamine, maksud, auto, sünnitunnistused jne). Dokumentide säilitamiseks ei pea sa olema liiga täpne, kuna elektroonilised esitamissüsteemid on otsitavad.
Seejärel skannige iga dokument ja salvestage selle sisu sisestatud kausta.
Valides oluliste dokumentide koopiaid
Teie ülitähtsate dokumentide jaoks soovitavad eksperdid koopiaid hoida.
See võib tähendada ühe koopia hoidmist teie pilvmälus ja teise kõvakettale. See võib tähendada ka seda, et säilitate ühe eksemplari oma elektroonilises esituses ja ühes paberkandjas tulekindla ohutuna.
Pange need dokumendid igavesti üle
Neid dokumente tuleb alati säilitada:
Academic Records - diplomid, ärakirju ja mis tahes portfelli tööd, mida tulevikus saab töökoha taotlemisel kasutada.
Vastuvõtmise dokumendid
Ristimissertifikaadid
Sünnitunnistus
Dead Sertifikaadid - võib olla vajalik maksustamise eesmärgil.
Juhi litsentsid
Employment Records - kõik klauslid, kokkulepped, distsiplinaarfailid ja toimivuse ülevaated.
Abielutunnistused
Meditsiinilised andmed
Sõjaväelased
Passid
Pensioni- ja pensionikorraldused
Sotsiaalkindlustuskaardid
Tahedega
Säästke lühikese aja jooksul
Need dokumendid, mida saate puudutada nii sageli kui igakuiselt või kord nädalas:
Pangadeklaratsioonid - 1 kuu
Arved - ükskõik millise maksu- või garantiiajaga seotud aja eest, tuleb kõik muud arveid kohe, kui need on tasutud.
Krediitkaardivõlakirjad - kohe maha pandud.
Koduarenduse laekumised - hoia koju, kuni see on müüdud.
Investeerimisregistreid - 7 aastat pärast konto sulgemist või tagatise müümist.
Üürid - hoia alles siis, kui olete kolinud ja olete oma hoiused tagasi võtnud üürileandjalt.
Paychecks / Pay Stubs - 1 aasta, kuni olete saanud oma W-2
Müügitulud - säilitage garantii kehtivusaeg. Loomulikult kehtib see ainult selliste suurte ostude puhul nagu seadmed ja elektroonika. Tavaliselt hoiab ma selliseid asju nagu toidukaubad ja riided ainult nii kaua, kuni ma tean, et ma ei vaja tagasimakse saamist.
Maksudokumendid - 7 aastat, kaasa arvatud teie esitamine ja kõik kaasnevad dokumendid nagu W-2 ja kviitungid.
Sõidukite andmed - hoida kuni paadist, autost või mootorratta müügist.
Kuidas vabaneda dokumentidest
Pitsipaber on peamine viis, kuidas end identiteedivargusest kaitsta. (Lugege minu intervjuud turvalisuse eksperdi Jay Foleyga, kuidas kaitsta end identiteedivargusest). Mõeldes sellele, mida peenestada? Üldreegel on midagi, mille kohta tuleks jagada järgmine teave: konto numbrid, sünnikuupäevad, neiud nimesid, paroolid ja kontaktid, allkirjad ja sotsiaalkindlustuse numbrid.
Jällegi on need mitte-ajurid.
Siin on põhitõed:
Kui dokumendid on endiselt "aktiivsed", st peate neid viideteks hoidma ja kehtestama lihtsa koduse esitamise süsteemi. See tähendab dokumentide esitamist teemade kaupa ja seejärel nende killustamist, kui neid enam ei kasutata.
Milliseid dokumente rühmitatakse
Kui olete nende dokumentidega lõpule jõudnud ja neid enam ei vajata, siin on see, mida peenestada (kõik muu - nagu paberimajandus - saate lihtsalt ringlusse võtta).
ATM-laekumised
pangakonto väljavõtted
Sünnitunnistus koopiad
Tühistatud ja tühistatud kontrollid
Krediitkaardivõlakirjad
Krediidiartiklid
Juhi litsentsid (aegunud)
Töödokumendid, mis on tuvastanud
Aegunud pass ja viisad
Investeeringukonto nr
Õigusdokumendid
Investeerimis-, aktsia- ja vara tehingud
Allkirjad (rendilepingud, lepingud, tähed)
Pagasi sildid
Meditsiini- ja hambaarstid
Sotsiaalkindlustuse numbriga paberid
Paroolid või PIN-koodid
Maksa tõmblukud
Eelmääratud krediitkaarditaotlused
Laekumised kontode numbrite, krediitkaardinumbrite või muu identifitseeriva teabega
Maksuvormid
Transkriptid koos nende identifitseeriva teabega
Reisi marsruudid
Kasutatud lennupiletid
Kommunaalmaksed (telefon, gaas, elektri-, vee-, kaabeltelevisioon, Internet)
Veenduge, et teil oleks paindlik kataloogide süsteem, mis hoiab neid dokumente kontrolli all ja jagatakse, kui neid enam ei vajata.
Kõik, mida kavatsete hoida, tuleb tegeleda, korraldada ja esitada. Mulle meeldib minu kodu sisestamise süsteem.