Kuidas kodus esitamise süsteemi korraldada 7 sammuga

01 07

Kuidas paberi esitamise + salvestussüsteemi, mis töötab teie eest igavesti, seadistamiseks

Võitlus on tõeline: paberitööde ja paberiturgude haldamine on kaevandustes. Sellepärast on oluline luua lihtsalt kasutatav kodus esitamise süsteem, mida te tegelikult kasutate. Täna on see, mida me koos kavatseme teha.

Eesmärk

Lugege, kuidas seadistada kodus esitamise süsteemi, mida te tegelikult oma ülejäänud eluks kasutate. See peab olema paindlik, et mahutada elustiili muutusi, ja see peab olema lihtne, nii et saate seda tegelikult hoida.

Mida vajate

• Kandekapp või failikast
• Hanging faili kaustad (mulle meeldivad need värvilised, mida on kujutatud ülalpool)
• Töölauarakenduse omanik
• Shredder
• Prügikast
• Faili kaustad
• Märgenditootja või pliiats

Ajastus

See on nädalavahetuse projekt. Me ei soovi selle alustada nädalavahetusel pärast pikka töö- / koolipäeva jne. Käivitage see laupäeval või pühapäeval hommikul, veetuna kohvi või tee tassi ja laske seda teha.

02 of 07

Koguge kõik oma raamatud kokku ühes kohas

Esimeses etapis kodus esitamise süsteemi seadistamisel on kõik oma failid ja paberid ühes kohas korrastada, et saaksite sorteerida, ringlusse võtta ja pritsida. Kõigil ühes kohas on järgmised eelised:

1. See hoiab sind keskendunud ülesandele. Kui proovite seda teha täitke ülesanne, mida teid ei meeldi (nt esitamine), mis tahes vabandus käia teise uue projektiga. Kui teil on kõik oma varud (loetletud siin) ja kõik oma paberid ühes kohas, pole sul tõesti vabandust, vaid kaevu sisse.
2. Sa pead olema põhjalikum. Kui teete oma koduse koristuse, tähendab see, et te ei pea seda ülesannet kordama paar nädalat pärast seda, kui leiad unustatud paberipakki pesupesemisruumis.

Paar kohtad paberite otsimiseks (välja arvatud teie ilmselge laua sahtlid, kappide kapid ja postkastid):

1. Elutuba. Tooted kipuvad elutuppa kallutama, sest sageli pole meil mõtet selle kohta, mida neile teha. Sellepärast peaksite alati kandma pabereid, mida te pole kindel, mida teha veel minu postkastis.
2. Kotid . Seljakotid, töökotid, käekotid, jõusaalikotid ja kohvrid.
3. Köök. Paberimasinad on köögis lõpuni jõudnud. Seda seetõttu, et köök on sageli esimene koht, kuhu me sõidame ukse suunas.

Nii koguge kõik oma paberid ja seejärel ...

Vali hea koha kõva pinnaga, millele saate luua 5 vaiad. See võib olla köögilaud, külalistetoaline voodi või teie laud, kui see on piisavalt suur. Kui sul pole piisavalt suurt pinda, töötab ka põrand.

Kui teil on nii palju pabereid, võivad teie kaarad kukkuda, seejärel kasuta prügikaste või isegi pappkaste. Märgistage need, et hoida neid eraldi ja vältida vigu - näiteks kogemata viskad eelmise aasta maksudeklaratsioonide "recycle" kasti.

03 07

Eraldage oma raamatud viieks kategoorias

Nüüd on aeg hakata äri tegema. Sa pead puudutama iga paberit ja tegema selle kohta otsuse.

Eeskiri: peate otsustama iga paberitüki kohta. See läheb ühte sellesse 5 kategooriasse:

1. Tegevus: paberid, mida peate tegema ja seejärel kasutuselt kõrvaldama. Ärge segage neid, mida me nimetame allpool olevas kategoorias "Kodumajapidamine". Majapidamisdokumendid esitatakse püsivalt, toimingufaile kasutatakse ühekorraga ja need loovutatakse.
   Näited: kutsed, parkimispiletid, kohtumiste meeldetuletused, kodutöö, arve jne.

2. Arhiiv: paberid või dokumendid, mida peate riputama, kuid te ei pea viitama või kasutama rohkem kui üks või kaks korda aastas.
   Näited: maksudeklaratsioonid, meditsiinilised andmed, akadeemilised dokumendid, tõendid, mille osalesite žürii teenistuses, toimingud, liisingud, lepingud jne

3. Majapidamine: need on paberid, mida kasutate oma maja (ja elu) hoidmiseks.
   Näited: kupongid, retseptid, kasutusjuhendid, selle aasta maksude laekumised, tulevaste reiside dokumendid jne.

4. Recycle: dokumendid ja dokumendid, mis ei kuulu ühtegi kategooriasse ja ei sisalda isiklikke andmeid.
   Näited: rämpsposti, töölehed seminarist, mida te enam huvitate, ajalehed, ajakirjad, vana kodutöö, mida te ei vaja, kasutatud ümbrikud jne

5. Jaotatud: paberid ja dokumendid, mis ei kuulu kategooriatesse 1-3, kuid sisaldavad isikut tuvastavat teavet.
   Näide: krediitkaardi pakkumised, vanad pangakontod, arveid jne

04 07

Decutter + tühistavad dokumendid ja failid, mida enam ei vajata

Sinu suurim pall käib ringlusse. Kõigepealt tuleb need ringlusse võtta - siinkohal on võimalikult kiiresti paberi kogus, millega te tegelete.

Seejärel pissutage purustajad - see peaks sisaldama kõike, mis identifitseerib teid lisaks oma nimele ja aadressile.

Teise võimalusena on see kondiitrihoidla sinu ID-rulli puhul väga õiglane hinna ja see on väga praktiline neile, kes on haige teie purustaja moosid. Sel moel saate lihtsalt oma ID-infokirja üle kanda ja posti ja dokumentide ringlussevõtuks kasutada nende isikuandmeid, mitte purustamist.

Nüüd, kui olete selle rämpsu murdnud, on aeg alustada süsteemi loomisega, mis on:

1. Lihtne kasutada, nii et saate seda tegelikult kasutada ;
2. Piisavalt paindlik, et mahutada elus muudatusi ja uusi projekte; ja
3. Turvalisuse tagamiseks, kui peate kiiresti leidma, saate seda leida.

Ilu on see, et saate jagada neid kategooriaid veelgi, sõltuvalt teie kodus või kontoris asuvast ja sealt väljastatavast paberikogusest.

05 07

Arhiivifaili seadistamine kodus esitamise süsteemi jaoks

Pange üsna lihtne otsustada, millised dokumendid teie arhiivifaili lähevad. Need on teie kõige tähtsamad dokumendid. Need on tõendid teile ja teie perekonnale, maksate oma maksud, oma kodud ja autod, lõpetanud kolledži, võivad reisida väljaspool oma riiki passi või viisa alusel. Kui olete ettevõtte omanik või omate rohkem kui ühte vara, on see fail veelgi suurem.

Siin on failis peidetud põhialuste loend:

• maksutagastused
• meditsiinilised andmed
• akadeemilised dokumendid
• tõestatud, et kandisite žürii
• tegusid
• liisingud
• lepingud
• passid
• nii ametlikud turvakaartid
• tööhõivearvestused
• ristimissertifikaadid
• elukindlustus / vanaduspensionid

Salvestage need paberid märgistatud kaustadesse asuva failikastiga. Kaaluge tulekindla kasti ostmist, kui hakkate koguma rohkem "kraami" ohutuks hoidmiseks.

hoidke faile, mida kasutate sageli (mõni kord aastas) ees. Vastame üleskutsele seda ruumi üle korraldada, sest kui sa saad liiga spetsiifilise, muudab see tegelikult raskemaks asju, kui sa tõesti neid tegelikult vajavad. Üldiselt, kui te kallate oma Arhiivifaili, siis tõesti vaja seda paberit, nii et see oleks nii lihtne kui võimalik.

Siin on minu kategooriad:

• Akadeemiline
• Auto
• Tööhõive
• Finants
• Tervis
• ID
• Kindlustus
• Kinnisvara

Korraldage need tähestikulises järjekorras, kuid hoidke ID-faili ette. Sellel on sellised asjad nagu teie sünnitunnistus, pass, sotsiaalkindlustuskaart ja ristimissertifikaat. See on ka koht, kus peaksite abielu litsentsi hoidma.

Nende dokumentide säilitamiseks arvestage kindlasti High-Security deedi kasti, mis on alla $ 50, suurepärane väärtus *. Teine võimalus on High-Security retsept Box. See on mõeldud meditsiinitarvetele, kuid võib kergesti kokku hoida mitut paberit, mida ei saa kaotada.

Saate oma enda faili oma DIY-i seadistada või võite kasutada FileSolutions'i kodufailide süsteemi.

* Kui kaotate need failid, maksate palju, palju rohkem koopiate saamiseks registripidajatelt, linnaosanikest, akadeemilistelt institutsioonidelt jne, seega on 50 dollarit väärt ja targad investeeringud.

06 07

Korraldage leibkonna fail

Siin on hea rusikareegel selle kohta, mida peaksite salvestama oma leibkonna faili: kõik, mida võib-olla vajate tulevikus, kuid te ei pea praegu kohe tegutsema, see ei kuulu teie arhiivifaili. Näiteks saate kasutada oma kodumajapidamisfaili (nimega "Leibkonnakataloog"), et saaksite paremini mõista, mida selles failis salvestada ja mida mitte.

Esiteks, faili kasti või prügikasti asemel lõin seosed ja seejärel taskud, et salvestada selliseid asju nagu kupongid ja kinkekaardid. Selle sideme abil saate kasutada järgmisi sektsioone:

• Kupongid / Groupons
• Kinkekaardid
• Järgmiste reiside / reiside dokumendid
• Ma olen esitanud tagasimakseid ja ootan, et võin tagasi vaadata
• Laekumised suured piletitoodete jaoks, näiteks seadme või suure mööblieseme jaoks
• Hankige tasku kõigile oma tasu kaartidele
• Märkmed ja viitematerjalid tulevasteks projektideks, millega te töötate
• Retseptid *
• Maksudest laekumised
• Autode / kodu / üürniku kindlustuspoliisid

Sa võid tõenäoliselt lihtsalt suuremat osa neist Evernote-kontost skannida , kuid siis, kui neid vajate, peate selle uuesti printima, nii et laadige see sellesse sülearvutisse ja nimetage see oma leibkonna töökataloogiks.

* Hoidke eraldi faili retseptide jaoks, mida soovite kunagi tagasi saata, kuid mitte.

07 07

Toimingufaili seadistamine

Toimingufail on paberid, mida peate tegema ja seejärel eemaldama. Kõik dokumendid või paber, mida tuleb esitada püsivalt või pika aja jooksul (üle kuu), kuuluvad tõenäoliselt teie leibkonna faili.

Toimingufailid on:

• Kasutatakse üks kord ja seejärel visatakse ära; või
• Failid, mida ootate, et midagi ette võtta.

Spetsiaalselt hoidke neid pabereid kast ja soovitame seda kasti. Valige oranž, sest see on toretsev värv ja mõtteviis on, see toob sulle kasti vähemalt kord nädalas. See võib samuti kahekordistuda kui sisendkasti, mis aitab hallata postitusi .

Siin on näited selle kohta, mida oma toimimisfailis hoida:

Sissetulev epost:

• Sellesse faili läheb kõike, mida saate kirja teel
• Iga paberitükk, mille keegi sulle käib või haarab ja käib käes, käib siin

Kalendriüksused:

• Kutsed eelseisvatel üritustel ja nendega kaasas olevad juhised või vastuskaardid
• Maksedeklaratsioonid, seejärel trükkida või ringlusse võtta
• Luba libiseb alla kirjutama
• Kohtumise meeldetuletused

Maksmisele kuuluvad osad:

• Parkimispiletid maksma
• Arve maksma

Kirjed, mida ootate:

• Saad sissetulevad kõik, mille olete hiljuti ostetud, kui otsustate tagasi pöörduda. Näiteks kui saadate Amazonist paki, eemaldate selle prügikasti pakkimislipi, kui tooted ei tööta ja peate selle tagastama. Sarnaselt teiste pakettidega, mille saate.
• Laekumised midagi, mida ootate. Näiteks kui olete esitanud arve oma kindlustusseltsile ja olete oodanud hüvitist, läheb see fail sellel failil. Kui olete midagi tagastanud ja ootate, et tagasimakse kuvatakse teie pangaväljavõttes või minu krediitkaardi arvel, läheb see siia.

Võite selle faili jagada rohkemateks kategooriateks, kuid seda kast on lihtne lihtsalt visata, seejärel läbima seda korra, kaks või kolm korda nädalas. Sel hetkel saate taaskasutada või purustada kõik, mida te enam ei vaja, esitage kõik, mis kuulub arhiivis või leibkonnas, ja toimige kõik, millele tuleb vastata. Eesmärgiks on selle faili säilitamine nii väike kui võimalik.

Aga ... trikk on, et peate selle faili läbi minema vähemalt kord nädalas, eelistatavamalt sagedamini. Ma soovitan kindlasti lisada selle ülesande oma isiklikule iganädalasele korralduslikule rutiinile , nii et esitate ja salvestate suhteliselt väikese hulga pabereid kord nädalas, mitte