Kuidas teie ülesandeid prioriteediks seada

Nii et teil on kõik see asi, mida teha iga päev, ja teie ülesannete nimekiri on täis - kuidas sa tead, mida teha esimesena, teisel ja kolmandal?

Tundub üsna hästi, et neil on liiga palju teha ja liiga vähe aega seda teha. Sageli on see ülekoormatud tunne tuleneb suutmatusest seada esikohale kõik need näiliselt survelised ülesanded. Kui tunnete, et teie ülesannete loend pikeneb minuti võrra ja te isegi ei tea, kust alustada, siis saate oma ülesandeid tuvastada, hinnata ja prioriseerida.

1. Loo nimekiri

Enne kui proovite sorteerida oma kohustusi tähtsuse järjekorras, võta aega, et koostada põhjalik nimekiri kõigest, mida te vajate või soovite saavutada. Jagage oma loend erinevate toimingutüüpide jaotistega. Need kategooriad võivad sisaldada järgmist:

Igapäevased või iganädalased ülesanded

Need on igapäevased "ülesanded", mis võivad olla isiklikud ( toitlustamine ja toidupood ) või tööga seotud (iganädalane meeskondlik kohtumine). Kui te juba järgite igapäevast rutiinit , siis olete nende ülesannetega tuttav; kui te seda ei tee, on hea aeg seda luua. Teie lisatud teave võib erineda - mõned inimesed ei pea enam meenutama e-kirja kontrollimist ega toidukaupade ostmist, kuid teised hindavad struktureeritud meeldetuletusi teatud toimingute tegemiseks teatud aegadel või teatud päevadel.

Tähtaega puudutavad ülesanded

Need peavad loomulikult toimuma kindlal kuupäeval ja neid tuleb eelnevalt ette valmistada. Näideteks võiks olla koolipaber, mis tuleb esitada kolme nädala jooksul või peol, kuhu kavatsete kuue kuu pärast.

Sellised ülesannete liigid (sageli nn projektid) võib hiljem jagada väiksemateks komponentideks - näiteks võib "kirjutada paberit" jagada vastavate raamatute lugemiseks, märkmete korraldamiseks, ülevaate koostamiseks, esimese eelnõu koostamiseks jne. on

Korduvad ülesanded

Neid ei esine igapäevase ega iganädalase sagedusega, kuid need ei ole ka ühekordsed projektid.

Korrapärased ülesanded võivad sisaldada hambaarsti kohtumisi või teha oma kvartali maksud.

Enesekehtestatud, vajalikud ülesanded

Need on ülesanded või projektid, mida teate, et peate tegema, kuid keegi ei tee teid. Neil on harilikult sisseehitatud tähtaeg. Mõelge oma väikeettevõtete veebisaidile või uuele esmatasandi arstiabile.

Enesekehtestatud, ebaotstarbelised ülesanded

Need on mõnusamad tegevused, mis siiski kalduvad kõrvale jääma, sest teised, ilmselgelt vajalikud ülesanded tõmbavad neid välja. Mõelge rõõmu lugemisele või hobide tööle.

Ühekordsed ülesanded

Need ülesanded jäävad teie ülesandeloendi alaosas või teie meelt tagasi, kuid neid ei pea tavaliselt tegema varsti ega kunagi varem. Näide: värvi oma radiaatorid.

2. Korraldage oma nimekiri

Kui olete loetledes kõik, võite aru saada, mida teha kõigepealt ja korraldada oma ajakava. (Kuidas te füüsiliselt seda teete - paberilehel, planeerijal , rakendusel, veebigalendil või muul viisil - on vähem küsimusi, kui valite meetodi, mis töötab teie jaoks ja mida te kasutate.) Siin on mõned kriteeriumid mõtlema:

Kiire või tähtis

Kõik ülesanded saab sorteerida ühte neljast kategooriast. Esiteks tuleb võimalikult kiiresti teha kiireid ja tähtsaid ülesandeid; Võimaluse korral on võimalik delegeerida kiireloomulisi, kuid mitte tähtsaid ülesandeid, kuid kui mitte, siis peaks teie ajakava sisaldama piisavalt paindlikkust ja lisaaega nende avamiseks; tähtsad, kuid mitte kiireloomulised ülesanded tuleks kavandada varakult, et need ei muutuks kiireloomuliseks; Võimalikult võib kõrvaldada ülesanded, mis ei ole tähtsad ega kiireloomulised, kuigi kui te neid naudite, tuleks neid oma ajakavast välja töötada, et neid ei satuks nõudlikumad kohustused.

Hinnake väärtust

Võite hinnata ülesannet mitmel viisil. Võib juhtuda, kas teised inimesed on mõjutatud ja kui tähtsad need inimesed on teie jaoks (teie bossi heakskiit ja sind sõltuvate laste heaolu on olulisemad kui näiteks võõraste rühma arvamused, kellega olete nõus ühineda kohtumisel.) Võite määrata ka suure väärtuse ülesannetele, mida näete pikemas perspektiivis tasumata või lihtsalt leiutasite.

Üks viide, mida teid tõenäoliselt esineb ülesannete prioriseerimise lugemisel, on eeskirja 80-20 või Pareto põhimõte, milles öeldakse, et 80% toimest pärineb 20% -l põhjustel. See võib olla teie jaoks tõene või mitte, kuid see on hea meeldetuletus selle kohta, mida te tegelikult aega veedate ja millised teie jõupingutused tasuvad.

Ajastus ja paindlikkus

Toimiv ajakava võimaldab muudatusi ja tunnistab ajalisi piiranguid. Püüa oma päevade prioriseerimisel ja planeerimisel olla realistlik. Kahtluse korral ületage konkreetse ülesande võtmise aeg üle.

Kui kaks ülesannet on ette nähtud üheaegselt, sõltub sellest, kuidas kõige paremini tööle hakata. Mõned inimesed eelistavad lihtsamalt ülesandeks, et keskenduda keerukamale; teised tunnevad ennast kindlustundes, kui nad alustavad kõige raskemate ülesannete täitmist ja saavad enne või mõnda aega mõnda või kõike seda teha. Pidage meeles, et enne järgmisele tööle asumist ei pea te enne tööle asumist võtma ühtegi ülesannet või projekti, kui muidugi ei leia töö, mis suurendab tootlikkust.

Lüpsige oma igapäevased must-do-ülesanded maksimaalselt kolmele. Päev võib hõlmata ka väiksemaid ülesandeid, mis on rohkem rutiinsed või vähem tähtsad või kiireloomulised, kuid suuremahuliste ülesannete täitmine põhjustab tõenäoliselt stressi ja pettumust.

Pidage meeles, et prioriteedid võivad muutuda - kui teie boss vajab teid nüüd midagi tegema, siis teie eelmine esmane prioriteet läheb tõenäoliselt teisele. See on veelgi enam põhjust paindlikumaks muutmiseks oma ajagraafikule rohkem aega.

3. Partiiülesanded

Partiiülesanded on üks kõige tõhusamaid ja tõhusamaid viise, kuidas neid näkkuvaid, tegemata-kõik-ajalt ülesandeid täita. Partiide kogumine tähendab lihtsalt seda, et töötate uuesti üles sama tüüpi ülesannete abil, enne kui lülitate midagi muud. Esimene samm on tuvastada ülesanded, mida teete ikka ja jälle, ja seejärel seadke neile lihtsa töövoo. Seejärel saate nende ülesannete täitmiseks sama töövoo abil samaaegselt.

Partiide saatmine nõuab samalaadsete ülesannete täitmist, mis vajavad tõhususe ja tootlikkuse suurendamiseks partiidena sarnaseid ressursse. Siin on mõned näited:

• Maksa kõik oma arved samal ajal
• Avage kogu oma e-kiri kord nädalas ja toimige selle asemel, et see igaks päevaks kokku pandud ja ei jõutaks kunagi sellele juurde

Partiide saamine võimaldab teil sinna minna soone, mis teeb sama ülesande uuesti ja nii, et te ei pea raisata aega juhiste välja selgitamiseks või mida peaksite tegema järgmisena.

4. Ülesanded kõrvaldada

Kui olete loetledes kõik oma ülesanded ja sorteerite need kõige tähtsamalt kõige vähem, selgub, millised ülesanded on loendi alumises osas. Neid võib mõnel juhul delegeerida kellelegi teisele, kuid kui see pole võimalik, peate otsustama, kas neile ajakava või nende kõrvaldamine.

Teil võib olla ülesandeid oma loendis, mida te ei pea tegema või soovite isegi teha, kuid tundsite, et teil on teatud ajahetkel vajalik lisavõimalus (jõusaalis käimine, raamatuklubis osalemine). Neid saab täielikult kõrvaldada.

Lõpuks on võimalik lihtsalt teha liiga palju - kui te ei saa kõike teha, hinnake oma töökoormust, et otsustada, kas teil on vaja ainult mõnda treenimist eelisjärjekorras või kas teil on vaja rääkida kellelegi, kellele te enam ei saa teatud ülesanne.